Gizlilik Politikası

Bu platform iki farklı veri kümesine dokunuyor ve her birinde rolümüz farklı. Ayrımı baştan yapmak, aşağıdaki her maddeyi anlaşılır kılıyor.

• İşletme hesabı verileri (kaydolan işletmenin adı, yetkili e-postası, ekip üyeleri, abonelik kayıtları) için veri sorumlusu biziz.
• İşletmenin müşterilerine ait veriler (mesajlar, randevular, iletişim bilgileri) için veri işleyeniz: veri sorumlusu, hizmeti kullanan işletmedir. Bu verileri yalnızca o işletmenin talimatıyla ve hizmeti sunmak için işliyoruz.

• Hesap: ad, e-posta, parola özeti (parolanın kendisi değil), oturum kayıtları, ekip rolleri.
• İşletme profili: unvan, adres, çalışma saatleri, hizmet kataloğu, çalışanlar.
• Müşteri iletişimi: ad, telefon, e-posta, kanal üzerindeki dış kimlik ve mesaj içerikleri (WhatsApp, Instagram, Messenger, Telegram ve web sohbeti).
• Randevular: tarih, saat, hizmet, ilgili çalışan, randevu notu.
• Teknik kayıtlar: hata kayıtları, kullanım sayaçları ve kötüye kullanımı engellemek için tutulan oran sınırı sayaçları.

Özel nitelikli kişisel veri (sağlık verisi dâhil) toplamayı amaçlamıyoruz. Randevu konuşmalarında müşteriniz kendiliğinden böyle bir bilgi yazabilir; bu içerik mesajın parçası olarak saklanır ve aynı korumalara tabidir.

Veriler yalnızca hizmetin kendisi için işlenir: gelen mesajı ilgili işletmeye ulaştırmak, asistanın cevabını üretmek, randevu oluşturmak, hatırlatma ve bildirim göndermek, aboneliği faturalandırmak, güvenliği ve kötüye kullanımı denetlemek.

Hukuki sebep, sözleşmenin kurulması ve ifasıdır (KVKK m.5/2-c); güvenlik ve kayıt tutma bakımından meşru menfaat (m.5/2-f) ve ilgili mevzuattan doğan yükümlülüklerdir (m.5/2-a). Verilerinizi reklam amacıyla kullanmıyor, üçüncü taraflara satmıyoruz ve bir işletmenin verisiyle başka bir işletmenin asistanını eğitmiyoruz.

Hizmeti sunmak için zorunlu olan hizmet sağlayıcılar dışında kimseyle paylaşılmaz:

• Mesajlaşma kanalları (Meta Platforms: WhatsApp, Instagram, Messenger; ve kanal sağlayıcımız) — mesajın gönderilip alınabilmesi için.
• Yapay zekâ sağlayıcısı — asistanın cevabını üretebilmesi için ilgili konuşmanın içeriği modele iletilir. Hangi sağlayıcının kullanılacağını işletme kendi panelinden seçer; kendi anahtarını tanımladığında veri doğrudan onun hesabı üzerinden işlenir.
• Sunucu ve altyapı sağlayıcısı (Contabo GmbH) — verilerin saklandığı sunucular. Sunucular Fransa’da, yani Avrupa Birliği içindedir.
• E-posta gönderimi (Namecheap — PrivateEmail) — hesap doğrulama, parola sıfırlama ve randevu bildirimleri için.
• Ödeme sağlayıcısı (Creem) — abonelik ve fatura işlemleri için. Kart bilgisi bizim sunucularımıza hiç gelmez.
• Yetkili kamu kurumları — yalnızca mevzuatın zorunlu kıldığı hâllerde.

Bu sağlayıcıların bir kısmı yurt dışında bulunduğundan veriler yurt dışına aktarılabilir; aktarım KVKK m.9 kapsamında ve hizmetin ifası için gerekli ölçüdedir.

Veriler hesap etkin olduğu sürece saklanır. Hesabın kapatılması hâlinde işletmeye ve müşterilerine ait veriler 30 gün içinde kalıcı olarak silinir; bu süre, yanlışlıkla yapılan kapatmaların geri alınabilmesi içindir. Mevzuatın saklamayı zorunlu kıldığı fatura ve işlem kayıtları yasal süresi boyunca tutulur.

• Kanal jetonları ve yapay zekâ anahtarları AES-256-GCM ile şifrelenir ve ayrı, erişimi kısıtlı kasa tablolarında tutulur.
• Her işletmenin verisi veritabanı seviyesinde satır bazlı güvenlik (RLS) ile ayrılır: izolasyon uygulama kodunun dikkatine değil, veritabanının kendisine dayanır.
• Tüm trafik TLS ile şifrelenir. Parolalar geri döndürülemez biçimde saklanır.

KVKK m.11 uyarınca verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, düzeltme, silme ve işlemeye itiraz etme haklarına sahipsiniz. Talebinizi destek@vexabiz.com adresine iletebilirsiniz; en geç 30 gün içinde yanıtlanır. Silme talepleri için Veri Silme sayfasındaki adımlar daha hızlı sonuç verir.

Bir işletmenin müşterisiyseniz ve o işletmeye yazdığınız mesajların silinmesini istiyorsanız talebinizi doğrudan ilgili işletmeye de iletebilirsiniz; veri sorumlusu odur. Bize ulaşırsanız talebinizi ilgili işletmeye yönlendiririz.

Ali İhsan Hayırlı — İncek Mah. Çorum Cad. No: 5/2, 06770 Gölbaşı / Ankara, Türkiye
destek@vexabiz.com

Veri koruma konularındaki başvurularınızı bu adrese iletebilirsiniz. Ayrıca atanmış bir veri koruma görevlisi (DPO) bulunmamaktadır; GDPR m.37 kapsamındaki zorunluluk hâllerinden hiçbirine girmiyoruz. Başvurularınız doğrudan veri sorumlusu tarafından yanıtlanır.

Bu politika değiştiğinde bu sayfadaki "son güncelleme" tarihi yenilenir; esaslı bir değişiklik olursa hesap sahiplerine e-posta ile bildirilir.